كار با Outlook Express

بكارگیری پست الكترونیكی ( Email ) توسط نرم افزار Outlook

پست الكترونیكی یا Email ارسال و دریافت نامه بصورت الكترونیكی می باشد كه افراد از طریق شبكه های خصوصی مانند اینترانت یا اینترنت می توانند مبادله نمایند . پست الكترونیكی از خدمات اولیه در اینترنت می باشد . نامه های الكترونیكی می تواند یك متن ساده و یا فایلهای مختلف كه به همراه یك متن ساده ارسال می شوند باشد . برای كار كردن با این سیستم از دو نرم افزار Outlook Express (كه به همراه Windows نصب می شود) و Microsoft Outlook كه یكی از برنامه های بسته نرم افزاری Microsoft Office است ، می توان استفاده نمود . این برنامه روی Desktop ، Quick launch یا در مسیر زیر وجود دارد . Start > Programs > Outlook Express

زمانی كه صرف نوشتن نامه جدید یا خواندن نامه های رسیده بصورت Online میشود تقریبا زیاد است و زمان اتصال شما به اینترنت راتلف می كند. با این برنامه شما میتوانید نامه ها ی خود رادر حالت Offline  تایپ كرده و سر فرصت كامل كنید ، فقط برای ارسال آن كافیست لحظات كوتاهی به اینترنت متصل شوید تا نامه هایتان ازسال شوند. همینطور برعكس، كافیست برای چند لحظه به اینترنت وصل شوید تا نامه های رسیده به Mail box تان راروی كامپیوتر خود داشته باشید و پس ازقطع اتصال به اینترنت بصورت Offline نامه هایتان رابخوانید. این برنامه فقط باسایتهایی كارمی كند كه امكان POP3 و SMTP راداشته باشند

مراحل لازم جهت انجام تنظیمات در Outlook Express

1- برنامه Outlook Express که در اغلب نسخه های ویندوز موجود است را با رفتن به Start>programs اجرا کنید .

2- گزینه Accounts از منوی Tools را انتخاب کنید : 3- در پنجره جدید برگه Mail را انتخاب کرده و سپس از دکمه Add گزینه Mail را انتخاب کنید .

4- در قسمت Display Name نام خود یا نامی که میخواهید گیرنده در هنگام دریافت نامه شما آن را در بالای نامه ببینند بنویسید و کلید Next را بزنید

5- در قسمت Email Address آدرس پست الکترونیکی خود در سایت شركت بنویسید(مثلا: yourname@yoursite.com)

6- در این مرحله آدرس سرویس Incoming و Outgoing ، Email شركت را وارد كنید : Incoming Mail : mail.yoursite.com Outgoing Mail : mail.yoursite.com

7- در قسمت Account Name آدرس کامل پست الکترونیکی خود را بنویسید و رمز عبور را در password وارد کنید و Next را بزنید و Finish را بزنید .

8- حالا یک پنجره مطابق شکل زیر باید داشته باشید:

9-بعد از وصل شدن به اینترنت ، با زدن دکمه Send / Recieve و انتخاب آدرس Email مورد نظر و همچنین وارد كردن رمز عبور می توانید نامه های رسیده خود را ببینید :

10-  باید چند لحظه صبر کنید تا تمام محتویات موجود در صندوق Email شما Download شود .

11- حالا شما میتوانید محتویات صندوق خود را مشاهده کنید و حتی در حالت Offline آنها را مرور کنید، پاسخ دهید و یا حتی نامه جدید ایجاد .

در هنگام دریافت و یا ارسال نامه ها پنجره زیر ظاهر می شود . اگر كد رمز خود را ذخیره نكرده باشید پنجره دیگری ظاهر شده و كد رمز را از شما درخواست می كند ( ترجیحاً كد رمز را ذخیره نكنید تا شما تنها استفاده كننده صندوق پستی باشید ) . در غیر اینصورت صبر كنید تا پنجره زیر ناپدید شود . دكمه Detail جزئیات فرآیند دریافت و ارسال را گزارش می دهد .

فولدرها :

درقسمت چپ این برنامه قراردارد و كاملا شبیه گزینه های mail box اینترنتی میباشد فقط Outbox رابیشتر دارد. وقتی نامه جدیدی رامینویسید و دكمه Send راكلیك میكنید چون به اینترنت وصل نیستید نامه شما را موقتا به فولدر Outbox می فرستد. پس از اتصال به اینترنت و اجرای برنامه Outlook ، نامه شما بطور اتوماتیك به فولدر sent Items میرود، یعنی كه به اینترنت ارسال شده اند . 

نكته : شما میتوانید با كلیك راست روی هر فولدر و انتخاب New folder ، فولدرهای جدیدی برای خود بسازید ولی امكان حذف یا تغییر نام این 5 فولدر پیش فرض راندارید. Inbox, Outbox, Sent Items, Delete Items, Drafts

طریقه نوشتن نامه در Outlook

یكی از مزایای برنامه Outlook Express این بود كه در حالت Offline میتوانستید نامه خود را بنویسید، برای این كار روی New mail كلیك كنید (بستگی به نسخه outlook شما دارد . جلویTo  آدرس گیرنده و جلویSubject  هم كه عنوان نامه رامینویسید، براحتی و سر فرصت نامه خود را تایپ كنید و با كمك ابزارهای رنگ ، فونت ، سایز و… نامه شما زیباتر نیز خواهد شد.  پس ازتكمیل نامه با كلیك روی Send ابتداOutlook  میخواهد كه از طریق اینترنت منتقل كند ولی چون شما به اینترنت متصل نیستید ، نامه را به Outbox میفرستد تا هنگامOnline  شدن آنرا منتقل كند دراینجا هم اگر بخواهید فایلی رابه نامه ضمیمه كنید كافیست روی گزینهAttach كلیك كنید تا در پنجره بازشده فایل خود راپیدا كرده و پس از انتخاب مجددا روی Attach كلیك كنید. نكته : به كمك گزینهAddresses میتوانید یك دفترچه از آدرسهایEmail دوستانتان برای خود درست كنید. در پنجره Address book روی New كلیك كنید و سپس New Contact . مشخصات دوستان خود را وارد كنید ورویAdd كلیك كنید ازاین به بعد با نوشتن حروف اولیه اسامی دوستان خود در قسمت To آدرس كاملEmail ایشان جلویTo قرار خواهد گرفت .

نكته : برای ارسال یا دریافت نامه های خود هنگام اتصال به اینترنت میتوانید ازگزینه Send/Recv استفاده كنید ;نكته : تنظیمات پیشرفته و كاملتر Outlook ازطریق گزینهOption منوی Tools امكان پذیر است. نكته : همانطور كه قبلا گفته شد سعی كنید حتما ازIE و Outlook نسخه 5 استفاده كنید. برای اینكه اكثر سایتهای جدید از ویژگیهایی استفاده كرده اند كه IE 4 امكان اجرای آنها را ندارد. نكته :اگر بخواهید یك نامه راعینا به چند نفر ارسال كنید (مثل پیام تبریك سال نو ) كافیست آدرسهای آنها رادر قسمت CC وارد كنید (CC: Carbon Copy). قسمتBCC هم همان كار را می كند با این تفاوت كه گیرنده ها متوجه نمی شوند كه نامه دریافت شده توسط آنها فقط مختص او نیست بلكه به افراد دیگری نیز رسیده است ولی درcc میتوانستند آدرس Email سایر گیرنده ها را نیز ببینند :  (BCC : blind carbon copy ) هر نامه ای كه به شما رسیده باشد در Inbox قرار خواهد گرفت. برای خواندن آن روی subject نامه كلیك كنید تا باز شود و متن آن قابل خواندن . پس از پایان خواندن Email میتوانید آنرا باكمك گزینه Delete  پاك كنید یا با كمك Forward عینا به فرد دیگری ارسال كنید ویا بازدن دكمه Reply جواب نامه رابه فرستنده بدهید دراینصورت بطور خودكار آدرس فرستنده در قسمت To قرار خواهد گرفت .

تنظیمات پیشرفته در Outlook

این تنظیمات درمنویTools / Option  است .

تنظیمات دفترچه آدرسها

( Address Book )

  شما میتوانید از منوی Tools / AddressBook پنجره AddressBook  را باز كنید : ین پنجره شما میتوانید آدرسهای پست الكترونیك خود را وارد كرده وآنها را ذخیره نمائید . در این پنجره شما امكان Manage دفترچه آدرسها و همچنین جستجوی افراد و آدرسهای Email آنها را دارید .

برای جستجو ، شما می توانید دكمه Find People را فشار دهید و مشخصاتی را كه دارید وارد كنید تا بوسیله آن فرد یا ادرس Email مورد نظر پیدا شود .

وارد كردن لیست آدرسها

برای وارد نمودن لیست آدرسها شما می توانید فایل AddressBook را در دستگاه خود یافته و از طریق مسیر زیر آن را وارد كنید . صفحه AddressBook منوی File گزینه Import و سپس AddressBook WAB را انتخاب كرده و فایل AddressBook مورد نظر را وارد كنید .