تاکنون چند بار شده که به جایی ایمیل ارسال کنید ولی هیچ جوابی نگرفته باشید. بسیاری از اوقات دردلتان گیرنده را متهم به سهل‌انگاری کرده و بسیار ناامید می‌شوید. هرچند در بعضی موارد ممکن است حق با شما باشد، اما در بسیاری از موارد خود ما به گونه‌ای مقصر هستیم. نکته مهم در اینجاست که اگر می‌خواهید جواب مورد نظرتان را از شخصی که به او پست الکترونیک ارسال کرده‌اید بگیرید، باید به صورت حرفه‌ای عمل کنید و طوری بنویسید که خواننده ترغیب به پاسخ‌گویی شود. مقاله‌ی که پیش رو دارید حاوی نکات ظریف و جالبی است که برای نویسندگان عجول امروزی می‌تواند بسیار مفید و کارآمد باشد.
برای اینکه یک ایمیل نویس حرفه‌ای و موفق باشید بهتر است نکات زیر را مدنظر داشته باشید:
قبل از اینکه شروع به تایپ کردن کنید، پاسخ صریح و روشنی برای دو پرسش زیر بیابید:
1- چرا این نامه را می‌نویسم.
2- دقیقاً انتظار دارم که چه پاسخی دریافت کنم.
اگر نمی‌توانید پاسخ این دو سوال را بدهید، بهتر است که مدتی دست نگه دارید تا پاسخ آن را بیابید. مردم همه روزه صدها و بلکه هزارها ایمیل دریافت می‌کنند، بنابراین بسیار طبیعی است که به سراغ ایمیل هایی بروند که به خوبی ساخته و پرداخته شده و در عین حال برای وقت و کار گیرنده آن ارزش قائل شده باشد.
ایمیل هایی که بی‌دقت نوشته شده باشند، قاعدتاً نمی‌توانند پاسخی دقیق دریافت کنند.
سعی کنید که در نوشتن ایمیل، آن را از دید گیرنده بررسی کنید و مطمئن شوید که تمام جوانب آن را سنجیده‌اید. اگر دریافت جواب ایمیل برایتان مهم است، باید برای نوشتن آن اهمیت قائل شوید و این اهمیت را با دقت در نگارش متنی که می‌نویسید به گیرنده نیز منتقل کنید.
شاید بتوان تمام ایمیلهای کاری و اداری را به 3دسته زیر تقسیم کرد:
1- اطلاع‌رسانی؛ مثلاً پس فردا یک گردهم آیی خواهیم داشت.
2- تقاضای اطلاعات؛ مثلاً نتیجه پرونده آقای X را برایم پست کنید.
3- تقاضای انجام کار؛ مثلاً لطفاً با آقای X تماس بگیرید تا جلسه روز شنبه را به تعویق بیاندازند.
گیرنده نامه باید بتواند به روشنی درخواست شما را درک کند، به هیچ عنوان منظور اصلی‌تان را در لابه‌لای توضیحات دیگر مدفون نکنید.
تمام جزئیات و منظور اصلی‌تان را در همان یکی دو جمله اول خلاصه کنید و از اینکه به صراحت موضوع و خواسته‌تان را مطرح کنید نگران نباشید. فقط به خاطر بسپارید که بسیار مختصر و مفید بنویسید و تجسم کنید که هیچ‌کس بیشتر از یکی دو جمله اول نامه شما را نخواهد خواند، بنابراین باید به قدری خوب شروع کنید که خواننده را تا انتهای نامه ترغیب کند.
انتخاب یک موضوع مرتبط و روشن می‌تواند تا حد بسیار زیادی به زمان پاسخ دهی کمک کند. ازانتخاب موضوعاتی مانند سلام، کمک، فوری و از این قبیل به شدت خودداری کنید. این سبک انتخاب موضوع که به شدت در میان ما ایرانیان رایج است، فقط تصمیم‌گیری در مورد نامه شما را به تأخیر می‌اندازد. بعضی از افراد نیز با تأکید بر روی حروف سعی می‌کنند که موضوع را مهم جلوه دهند، مثلاً فوووووووووورررری !!! یا کممممممممممممممک!
به خاطر داشته باشید که این‌گونه عنوان ها فقط کار شما را به تعویق خواهد انداخت.
موارد زیر می‌تواند به عنوان مثال‌های خوبی به روشن شدن ماجرا کمک کند:
- قرار ملاقات به ساعت 3تغییر کرد.
- یادآوری؛ سه‌شنبه عید است و کلاس تشکیل نخواهد شد.
- تقاضا؛ پرونده آقای X را دوباره بفرستید.
- کمک؛ آیا می‌توانی هارد کامپیوترم را فرمت کنی؟
اگر فقط به موضوعی که خواننده نامه‌تان با آن آشناست، اشاره می‌کنید و یا اگر قرار است فقط یک جواب مختصر و مفید، مانند بله، پرونده به دستم رسید، و یا در کنفرانس شرکت خواهم کرد بدهید، می‌توانید از نوشتن متن نامه صرف نظر کرده و فقط در قسمت موضوع آن را ذکر کنید. در بسیاری از سازمان‌های بزرگ که تعداد فراوانی ایمیل دریافت می‌کنند، این نوع ایمیل ها کاملاً شناخته شده است و SERVER به محض دریافت این نوع ایمیل، عبارت EOM به معنای EUD OF MESSAGE (پایان پیغام) را به انتهای SUBJECT اضافه می‌کند تا گیرنده بداند که متنی وجود نداشته و روی آن کلیک نکند. برخلاف تصور بسیاری از مردم که فکر می‌کنند این برخلاف تصور بسیاری از مردم که فکر می‌کنند این نوع نامه‌نگاری دور از ادب است، باید بدانید که افرادی که روزانه صدها ایمیل دریافت می‌کنند، از این کار شما بسیار قدردانی خواهند کرد و این شانس دریافت پاسخ را بالاتر خواهد برد.
اگر به ایمیلی که دریافت کرده‌اید پاسخ می‌دهید (REPLY)، تا زمانی که موضوع عوض نشده می‌توانید همان عنوان (SUBJECT) را نگه دارید، اما بهتر است که در انتهای موضوع اشاره کوچکی به ایمیل ارسالی کرده و آن را در پرانتز یا چیزی شبیه به آن قرار دهید، مثلاً اگر به موضوع اصلی که قبض آب بوده پاسخ می‌دهید، می‌توانید بنویسید: قبض آب (الصاق شده)
تصور کنید که به یک اداره نامه نوشته‌اید و کارمند مربوطه ساعت چهار و پنجاه و پنج دقیقه آن را باز کرده و ناگهان با یک ایمیل طولانی در حد یک کتاب یا مقاله روبرو می‌شود. اکثر مردم در مواجهه با چنین نامه‌هایی سریع به انتهای نامه می‌روند و به اصطلاح SCROLL DOWN می کنند و چون نمی‌توانند تمام متن را بخوانند، قاعدتاً نمی‌توانند پاسخ مناسبی هم به شما بدهند، نکته بسیار مهم در این‌جا این است که تا حد امکان سعی کنید نامه‌هایتان در یک صفحه معمولی مانیتور باز شود و نیازی به پیمایش صفحه نداشته باشد. دلیل اینکه آگهی‌های بالای صفحات WEB گران‌تر است نیز همین است، آگهی دهندگان فرض را بر این می‌گذارند که اولین جایی که در صفحه مشاهده می‌شود، بالای صفحه است و نه پایین آن! اگر مطالب زیادی برای نوشتن دارید، آن را در طی چند ایمیل و با انتخاب عنوان‌های مناسب ارسال کنید.
اگر نامه شما حاوی تقاضای انجام کاری است، بهتر است آن را به وضوع بیان کنید و دقیقاً بگویید که چه زمانی آن را می‌خواهید. بسیاری از مردم و دفاتر کاری، از علامت‌های شناخته شده برای رساندن منظور خود استفاده می‌کنند. این علامت‌ها می‌تواند مانند زیر باشد:
این نامه: ? تعقیب قانونی ? جهت اطلاع‌رسانی
? روابط دوستانه است
به پاسخ نیاز است: ? بله ? خیر
? طبق صلاحدید شمــا
زمان پاسخ‌گویی: ? فوری ? مدت‌دار
این مدل علامت‌گذاری‌ها می‌تواند در کمترین زمان ممکن منظورتان را به گیرنده منتقل کند، این نوع علامت‌گذاری می‌تواند در نامه‌های رسمی و اداری بسیار موثر باشد. گیرنده نامه در اغلب موارد نمی‌تواند چند بار نامه شما را مرور کند تا بفهمد که منظورتان دقیقاً چه بوده است، بنابراین اصلاً چنین انتظاری نداشته باشید.
اگر نامه‌ای را برای شخصی می‌فرستید که باید آن را خوانده و تصمیم گرفته و یا کاری انجام دهد، آدرس پست الکترونیکی او را در قسمت TO بگذارید و افراد دیگری که فقط قرار است در جریان مسائل باشند در قسمت CC قرار می‌گیرند. اغلب افراد نگاه می‌کنند که در کدام بخش قرار دارند، اگر در قسمت CC هستند یعنی ایمیل فقط جهت اطلاع آنان است و خواندن آن چندان حیاتی و ضروری نیست، پس می‌توانند سر فرصت به سراغ آن بروند.
در نهایت این چند مورد را نیز همواره مدنظر داشته باشید:
اگر منتظر پاسخ نامه‌تان هستید و یا شخصی منتظر دریافت پاسخ شماست ولی مدتی از ارسال ایمیل اولیه گذشته، بهتر است از همان ابتدای نامه به آن اشاره کنید، مثلاً بنویسید طبق تقاضای شما در اردیبهشت ماه سال 85 مبنی بر ... و با عطف به تقاضای اینجانب در تاریخ...
اگر راجع به چند موضوع مختلف می‌نویسید، بهتر است که هر کدام را در یک ایمیل جداگانه و با عنوان جداگانه و مناسب آن بفرستید. به این ترتیب پیگیری‌های مربوط به آن توسط گیرنده آسان‌تر خواهد شد، به‌خصوص اینکه بسیاری از افراد نامه هایی که باید پاسخ دهند را علامت‌گذاری می‌کنند و بدین ترتیب اگر به یکی از بخش‌های ایمیل پاسخ دهند، ممکن است علامت آن را برداشته و دیگر به سراغ سایر موارد نروند.
اگر تقاضای کمک می‌کنید، بهتر است بنویسید که قبلاً چه راه‌هایی را امتحان کرده‌اید و چه پاسخی گرفته‌اید، گیرنده باید بداند که راجع به چه مسائلی نباید دوباره توضیح بدهد و این به حل مشکل شما در مدت کوتاه‌تر و به صورت دقیق‌تر بسیار کمک می‌کند.
منبع : نشریه اینترنت
English
العربی
Swedish
François