چگونه خبرنامه بفرستیم [راهنمایی‌هایی به وبمسترها]

خبرنامه‌هایی که از طریق ایمیل ارسال می شوند (NEWSLETTERS)، دارای محاسن زیادی هستند. خبرنامه‌ای که خوب نوشته شده باشد به راحتی می تواند با کاربر ارتباط لازم را برقرار نماید. هزینه‌هایی که برای توزیع و چاپ یک خبرنامه لازم است، در برابر تأثیری که بر مخاطب می گذارد اصلاً قابل مقایسه نیست. نکات زیر مواردی هستند که برای شروع باید بدانید.در این متن منظور از خبرنامه، خبرنامه الکترونیکی است که از طریق پست الکترونیک منتشر می شود.

شناسایی مخاطب

خبرنامه‌ها (NEWSLETTERS)، هنگامی موفق هستند که بتوانند مخاطب خود را به درستی شناسایی کنند. قبل از اینکه بخواهید خبرنامه‌تان را منتشر کنید، کاملاً مخاطبین خود را شناسایی کنید. قدم بعدی این است که نیازهای مخاطبین را شناسایی نمایید. برای مثال، نیازهای مخاطبین یک شرکت تجاری کوچک با مخاطبین شرکت های تجاری بزرگ کاملاً متفاوت است برای شروع، یک پروفایل از خواننده خبرنامه خود تشکیل دهید. این پروفایل می تواند شامل این موارد باشد: سن، جنسیت، تحصیلات، موقعیت شغلی، موقعیت جغرافیایی، تجربه استفاده از اینترنت، نحوه استفاده از اینترنت (مقدار ساعت های استفاده از اینترنت و کاری که در اینترنت انجام می دهند، سطح مهارت در استفاده از اینترنت و علاقمندیهای شخصی کاربران. اگر برایتان امکان‌پذیر بود بر روی گروهی خاص تمرکز کنید. اگر گروهی را به عنوان نمونه انتخاب نمودید، فهرستی از سؤال ها را تهیه کنید و بر روی اولویت‌ها، علاقمندی‌ها و نیازمندی‌های مخاطبین تمرکز نمایید. از گروه نمونه انتخاب شده، بپرسید که خبرنامه الکترونیکی ایده آل چیست و باید دارای چه اطلاعاتی باشد اگر نمی توانید بر گروهی خاص تمرکز کنید بهتر است از طریق یک نظرخواهی (مثلاً از طریق وب سایت) به نتایج مورد نظر برسید. اما فراموش نکنید که هر شماره از خبرنامه باید حاوی اطلاعات جذاب برای مخاطبین باشد.

ایده اصلی خبرنامه

ایده یا هدف اصلی خبرنامه عاملی است که به خاطر آن به هیجان می آیید و باعث می شود که ساعت‌ها بر روی این پروژه کار کنید. این ایده باید به گونه ای باشد که بتواند مخاطبین زیادی را جذب کرده و آنها را نیز حفظ کند. این ایده را در یک یا دو جمله کاملاً شرح دهید. این شرح باعث می شود که بتوانید خبرنامه خود را در راستای اهدافتان پیش ببرید.

به صورت خاص درآوردن خبرنامه

اصلاً مهم نیست که خبرنامه شما چه نامی دارد، مهم این است خبرنامه شما با چه نام و نشانی در ذهن مخاطبان نقش می بندد. سعی کنید که نام و نشانی را برای خبرنامه در نظر بگیرید که بتوانید آن را با همان نام در ذهن خواننده حک کنید و به دلیل همان نام، دراذهان نقش بندد.

تجزیه و تحلیل رقبا

با جستجویی که برروی وب انجام می دهید مطمئن شوید که بازاری برای خبرنامه شما وجود دارد. اگر خبرنامه‌های زیادی در این زمینه وجود داشته باشد، رقابت برای شما سخت خواهد بود و اگر هم هیچ خبرنامه ای در این زمینه وجو نداشته باشد باید بدانید که در این زمینه مخاطب زیادی وجود ندارد.

قدم بعدی این است که وب سایت‌ها را بررسی کنید. برای چندین ماه عضو خبرنامه‌های دیگر شوید. از خود بپرسید چه عاملی باعث شده است که خبرنامه آنها منحصر به فرد شود. به اطلاعات و محتوای آنها دقت کنید. پیوندهای داخلی و خارجی که درون آنها وجود دارند را به دقت بررسی کنید. نحوه نوشتار آنها را تجزیه و تحلیل کنید. آیا مقاله‌های آنها برای کاربران جذاب بوده و کاربران با آنها ارتباط برقرار می کنند؟ آیا وب سایت آنها به راحتی قابل مرور است؟ چه کسانی به آنها سفارش تبلیغ داده اند؟آیا عضویت در خبرنامه آنها رایگان است یا به ازای دریافت حق اشتراک خبرنامه ارسال می گردد؟

درباره این موارد عمیقاً فکر کنید و سپس تصمیم گیری کنید به جایگزین هایی فکر کنید که برای بهتر شدن کار شما مورد نیاز هستند. فکر کنید که چگونه خبرنامه شما می تواند متفاوت از خبرنامه آنها باشد. آیا می توانید خبرنامه ای را شروع کنید که با آنها رقابت کرده و از آنها بهتر بوده و کاربران بیشتری را جذب کند؟

مورد دیگری که دارای اهمیت فراوان بوده و در تجزیه و تحلیل به شما کمک می کند عضویت در خبرنامه‌هایی است که در زمینه موضوعات دیگر فعالیت دارند. تمامی موارد بالا را برای خبرنامه موجود در زمینه موضوعات دیگر نیز مورد بررسی قرار دهید.

نحوه ارائه مطالب

خبرنامه ها رسانه هایی هستند که بر هر فرد تأثیری متفاوت می گذارند. از ساختار گرافیکی استفاده کنید که شما را در شماره های بعدی دچار مشکل نکرده و بتوانید به راحتی آنها ارائه دهید.

این ساختار باید به گونه ای باشند که بر روی تمامی افراد تأثیر خود را بگذارند.

برقراری ارتباط با خوانندگان

خبرنامه همانند سایت است، باید بتواند با مخاطبین خود ارتباط برقرار کند. همیشه به راه‌هایی فکر کنید که بتواند برقرار این ارتباط را تسهیل کند. هنگامی که تصمیم گرفتید خبرنامه ای منتشر کنید باید بدانید که این مسئولیت را نیز دارید که به خوانندگان خود جواب دهید. خوانندگان می توانند به چندین دلیل برای شما نامه ارسال کنند: از شما سوالی بپرسند، پیشنهادات و انتقادات خود را مطرح کنند. جواب دادن به این نامه ها شروع یک ارتباط بسیار قوی است. با توجه به نوع انتشارات شما، می توانید مکانیزم های جوابگویی متفاوتی داشته باشید. برای جواب های ساده و معمولی می توانید از پاسخگوهای خودکار استفاده کنید. یکی دیگر از روش های پاسخگویی، وجود قسمت "پرسش های متداول" (FAQ) بر روی وب سایت یا خبرنامه است.

البته بهترین حالت برای جوابگویی به سوالات خوانندگان این است که به صورت فردی و شخصی جواب داده شوند. این روش نشان می دهد که برای فرد فرد کاربران ارزش قائل هستید و به آنها اهمیت می دهید. فراموش کردن جوابگویی به نامه ها برابر است با از دست دادن مشترکین. اگر حجم بالایی از نامه ها را دریافت می کنید، شخص دیگری را به صورت نیمه وقت استخدام کنید تا به نامه ها جواب لازم را بدهد. اگر در سازمان بزرگی شاغل هستید پیوندهای مشخصی را تعیین کنید تا ارتباط شما را مستقیماً به ویرایشگر، فروشندگان یا سرویس مخصوص مشتریان مرتبط کنند. همیشه علاوه بر گزینه "اشتراک" گزینه های دیگر را نیز برای ارتباط با افراد بالا در متن خبرنامه در نظر بگیرید.

منبع : ماهنامه وب